Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng hoá đơn điện tử sẽ phải gửi dữ liệu tới cơ quan Thuế. Vậy hoá đơn điện tử được chuyển tới cơ quan thuế thông qua những phương thức và hình thức nào?

Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử tới cơ quan Thuế

1. Phương Thức Chuyển Dữ Liệu Hóa Đơn Điện Tử Trực Tiếp

Theo Khoản 2, Điều 16, Thông tư 68/2019/TT-BTC, có hai phương thức chuyển dữ liệu dựa trên đặc thù của doanh nghiệp và lĩnh vực cung cấp hàng hóa, dịch vụ:

1.1. Gửi Bảng Tổng Hợp Dữ Liệu Hóa Đơn Điện Tử

Áp dụng cho:

• Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không.
• Doanh nghiệp bán hàng hóa như điện, nước sạch (có thông tin mã khách hàng hoặc mã số thuế).
• Trường hợp bán hàng cho người tiêu dùng là cá nhân, khi trên hóa đơn không cần ghi đầy đủ tên và địa chỉ.
• Riêng với bán xăng dầu cho người tiêu dùng không kinh doanh: tổng hợp dữ liệu tất cả hóa đơn trong ngày theo từng mặt hàng để thể hiện trên bảng tổng hợp.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử.

1.2. Chuyển Đầy Đủ Nội Dung Hóa Đơn Điện Tử

Phương thức này được áp dụng cho các trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không thuộc đối tượng ghi nhận theo bảng tổng hợp, đảm bảo chuyển đầy đủ toàn bộ thông tin trên hóa đơn điện tử.

2. Các hình thức chuyển dữ liệu tới cơ quan Thuế

Hình thức chuyển dữ liệu  tới cơ quan Thuế

Doanh nghiệp có thể chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo một trong hai hình thức sau:

2.1. Chuyển Dữ Liệu Trực Tiếp Tới Cơ Quan Thuế

Áp dụng cho các doanh nghiệp:

• Sử dụng hóa đơn số lượng lớn và có hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng định dạng dữ liệu chuẩn theo quy định.
• Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc MPLS VPN Layer 3 (bao gồm kênh chính và kênh dự phòng, với băng thông tối thiểu 5 Mbps).
• Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa, đóng gói và truyền nhận dữ liệu qua giao thức SOAP.
• Doanh nghiệp có mô hình mẹ – con, khi doanh nghiệp mẹ tổng hợp dữ liệu hóa đơn của các doanh nghiệp con và chuyển qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (kèm theo danh sách doanh nghiệp con).

2.2. Chuyển dữ liệu tới cơ quan Thuế qua tổ chức trung gian

Hình thức gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử áp dụng cho trường hợp:

Các doanh nghiệp tư nhân không thuộc trường hợp chuyển dữ liệu theo Mục 1 bên trên thực hiện ký hợp đồng với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để tổ chức này làm dịch vụ chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.

Căn cứ hợp đồng được ký kết, doanh nghiệp tư nhân có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để tổ chức này gửi tiếp đến cơ quan thuế.

3. Thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử tới cơ quan Thuế

Khi nào doanh nghiệp cần chuyển dữ liệu hóa đơn?

Thời hạn chuyển dữ liệu hoá đơn điện tử tới cơ quan Thuế là khác nhau với hoá đơn có mã và không có mã của cơ quan Thuế.

3.1. Thời hạn với hóa đơn có mã của cơ quan thuế

Theo Khoản 1, Điều 17, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.

Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế sẽ tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi nếu hóa đơn đảm bảo:

• Đầy đủ nội dung về hóa đơn điện tử theo Điều 10, Nghị định này.
• Đúng định dạng về hóa đơn điện tử theo Điều 12, Nghị định này.
• Đúng thông tin đăng ký theo Điều 15, Nghị định này.
• Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Khoản 1, Điều 16, Nghị định này.

Theo đó, với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì người bán phải chuyển ngay dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế sau khi lập để xin cấp mã và gửi cho người mua.

3.2. Thời hạn với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế

Phương thức và thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thực hiện theo Khoản 3, Điều 22, Nghị định 123 như sau:

- Trường hợp 1: Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử áp dụng với các trường hợp đặc thù.

• Cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán.
• Bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.

Thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn:

• Cùng với thời hạn gửi Tờ khai thuế GTGT (Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo tháng; Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo quý).
• Riêng trường hợp bán xăng dầu thì người bán tổng hợp dữ liệu tất cả các hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo từng mặt hàng để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử và chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử này ngay trong ngày.

- Trường hợp 2: Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không thuộc trường hợp 1.

Thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã đã lập đến cơ quan thuế đối với trường hợp này: Chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua (theo Khoản 1, Điều 6, Thông tư số 78/2021/TT-BTC).

Hy vọng qua những thông tin mà bài viết từ VIETINVOICE cung cấp, quý khách đã hiểu hơn về quy định chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử tới cơ quan Thuế.

Phần mềm hóa đơn điện tử VIETINVOICE đáp ứng các quy định chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử, kết nối với cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế.

VIETINVOICE là đối tác tin cậy giúp doanh nghiệp thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan Thuế theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nếu doanh nghiệp của bạn cần hỗ trợ tích hợp hệ thống, kết nối với cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế, hoặc tư vấn giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ kịp thời và chuyên nghiệp.

Liên hệ: CÔNG TY CỔ PHẦN ICORP
Địa chỉ: Số 32/21 Phố Trương Công Giai, Phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy, Hà Nội
Tổng đài HTKH: 1900 0099 | Tel: 0879.989.888
Website: dangkychukyso.com