Hướng dẫn chi tiết về thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử theo quy định của Pháp luật. Sau khi Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử trong cung cấp hàng hóa, dịch vụ được ban hành rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đã chuyển từ việc sử dụng hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử thành công. Bài viết hôm nay sẽ hướng dẫn chi tiết về thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử.

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

I. Hóa Đơn Điện Tử Là Gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu số, do doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh lập ra để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Theo quy định của Chính phủ (Khoản 2, Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP), hóa đơn điện tử có thể phân loại thành hai loại:

• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Loại hóa đơn này không cần mã số do cơ quan thuế cấp, doanh nghiệp tự quản lý và gửi cho người mua.
• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Loại hóa đơn có sự xác thực từ cơ quan thuế thông qua việc cấp mã, đảm bảo tính hợp lệ và chính xác của dữ liệu.

>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử.

II. Đối Tượng Áp Dụng

Không phải doanh nghiệp hay cá nhân kinh doanh nào cũng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, đối tượng áp dụng bao gồm:

• Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ: Bao gồm các hình thức như công ty cổ phần, công ty TNHH, doanh nghiệp tư nhân, hộ kinh doanh…
• Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ: Các bên tham gia giao dịch cũng cần lưu ý đến việc sử dụng hóa đơn điện tử.
• Các cơ quan quản lý thuế và tổ chức liên quan: Đảm bảo việc kiểm tra, quản lý và lưu trữ dữ liệu hóa đơn.

Nếu doanh nghiệp của bạn nằm trong đối tượng áp dụng, việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sẽ là bắt buộc.

>> Tham khảo: Mẫu hóa đơn điện tử cập nhật theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.

III. Thủ Tục Đăng Ký Hóa Đơn Điện Tử

Trước khi tiến hành đăng ký, doanh nghiệp cần xác định rõ loại hóa đơn điện tử cần sử dụng: có mã của cơ quan thuế hay không có mã.

1. Đăng Ký Hóa Đơn Điện Tử Có Mã Của Cơ Quan Thuế

Đối với những doanh nghiệp, tổ chức và hộ, cá nhân kinh doanh có yêu cầu sử dụng hóa đơn có mã (đặc biệt là các trường hợp có rủi ro thuế cao hoặc có doanh thu lớn), thủ tục đăng ký như sau:

• Bước 1: Truy cập vào Cổng Thông Tin Điện Tử của Tổng Cục Thuế tại www.gdt.gov.vn.

• Bước 2: Tìm và tải mẫu Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01) được ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

• Bước 3: Điền đầy đủ các thông tin cần thiết trong tờ khai, đặc biệt là mục “Áp dụng hóa đơn điện tử”. Tích chọn “Có mã của Cơ quan Thuế”.

• Bước 4: Nộp tờ khai đăng ký theo hướng dẫn. Trong vòng 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo về việc chấp thuận đăng ký.

• Bước 5: Nếu được chấp thuận, doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Trong trường hợp đã có hóa đơn giấy chưa sử dụng, cần tiến hành hủy bỏ theo quy định.

Mẫu hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế

2. Đăng Ký Hóa Đơn Điện Tử Không Có Mã Của Cơ Quan Thuế

a) Đối tượng được đăng ký sử dụng:

Các doanh nghiệp, đơn vị, hộ kinh doanh và cá nhân được quy định tại khoản 2 Điều 12 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP có quyền sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế. Cụ thể, những doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực như điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, vận tải, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, siêu thị, thương mại cũng như các doanh nghiệp đã và đang tiến hành giao dịch với cơ quan thuế qua phương tiện điện tử đều được phép áp dụng loại hóa đơn điện tử này.

b) Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn:

Truy cập và điền tờ khai:

• Truy cập vào Cổng Thông tin Điện Tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ gdt.gov.vn.
• Tải về và điền đầy đủ thông tin vào Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01 được ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
• Tại mục “Áp dụng hóa đơn điện tử”, hãy tích vào mục “Không có mã của Cơ quan Thuế”.

Nhận thông báo từ cơ quan thuế:

• Trong vòng 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo về việc chấp thuận hay không chấp thuận đơn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 02 Phụ lục, được ban hành kèm theo Nghị định.
• Nếu đơn đăng ký được chấp thuận, doanh nghiệp cần tiến hành hủy bỏ các hóa đơn giấy chưa sử dụng kể từ thời điểm bắt đầu áp dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
• Ngược lại, nếu đăng ký không được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế.

Tiếp tục quy trình phát hành hóa đơn:

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký và nhận được sự chấp thuận từ Tổng cục Thuế, doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh doanh sẽ tiến hành các bước tiếp theo: ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, tạo mẫu hóa đơn điện tử và gửi thông tin lên cơ quan thuế, sau đó bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử để sử dụng.

IV. Cách sử dụng hóa đơn điện tử Vietinvoice

Hóa đơn điện tử Vietinvoice. 

Hóa đơn điện tử Vietinvoice được xây dựng bởi Công ty cổ phần ICORP, một trong những đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hàng đầu tại Việt Nam.
Phần mềm hóa đơn điện tử Vietinvoice được sử dụng rất nhiều các doanh nghiệp lớn đặc biệt là các doanh nghiệp FDI, các doanh nghiệp có số lượng hóa đơn xuất mỗi ngày lớn. Hóa đơn điện tử Vietinvoice nhận được nhiều lời khen từ các doanh nghiệp không chỉ bởi tính bảo mật cao, dễ sử dụng mà còn có thể truy cập tạo lập, xuất và tra cứu hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi trên thiết bị di động.

V. Kết Luận

Việc chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kinh doanh, nâng cao tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử, hãy liên hệ với các đơn vị tư vấn hoặc cơ quan thuế để được hỗ trợ kịp thời.

Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
CÔNG TY CỔ PHẦN ICORP

• Địa chỉ: Số 32/21 Phố Trương Công Giai, Phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
• Hotline: 1900 0099 
• Tel: 0879.989.888
• Website: dangkychukyso.com