Chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một bước tiến quan trọng trong việc hiện đại hóa quy trình quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Việc áp dụng HĐĐT không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, tăng cường tính minh bạch mà còn đáp ứng yêu cầu của pháp luật Việt Nam. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về quy trình chuyển đổi này.

1. Giới Thiệu

Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn tăng cường tính minh bạch và bảo mật cho giao dịch. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn từng bước thực hiện chuyển đổi này một cách hiệu quả và tuân thủ quy định của pháp luật.

Hình ảnh minh họa biểu tượng số hóa hóa đơn, chuyển đổi từ giấy sang điện tử.

2. Hiểu rõ về hóa đơn điện tử và lợi ích của nó

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. So với hóa đơn giấy truyền thống, HĐĐT mang lại nhiều lợi ích như:

• Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn.

• Tăng cường hiệu quả quản lý: Dễ dàng tra cứu, thống kê và quản lý hóa đơn.

• Đảm bảo tính an toàn và bảo mật: Giảm thiểu rủi ro mất mát, hư hỏng hóa đơn.

• Tuân thủ quy định pháp luật: Đáp ứng yêu cầu của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC về việc sử dụng HĐĐT.

Hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử.

3. Quy trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử

Để chuyển đổi thành công, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị và lập kế hoạch chuyển đổi

• Đánh giá hiện trạng: Xác định số lượng hóa đơn giấy còn tồn, quy trình xử lý hiện tại và hạ tầng công nghệ thông tin của doanh nghiệp.

• Lập kế hoạch chuyển đổi: Xác định mục tiêu, phạm vi, thời gian và nguồn lực cần thiết cho quá trình chuyển đổi.

Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

• Tiêu chí lựa chọn: Chọn nhà cung cấp uy tín, đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật và pháp lý, có kinh nghiệm và hỗ trợ kỹ thuật tốt.

• Tham khảo và so sánh: Xem xét các nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp.

Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

• Chuẩn bị hồ sơ đăng ký: Bao gồm quyết định áp dụng HĐĐT, mẫu hóa đơn dự kiến sử dụng và các thông tin liên quan.

• Gửi hồ sơ đăng ký: Nộp hồ sơ qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý.

• Nhận thông báo chấp nhận: Sau khi xem xét, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận hoặc yêu cầu bổ sung thông tin nếu cần.

Bước 4: Thiết lập và cấu hình hệ thống hóa đơn điện tử

• Cài đặt phần mềm: Triển khai phần mềm HĐĐT của nhà cung cấp đã chọn.

• Tùy chỉnh mẫu hóa đơn: Thiết kế mẫu hóa đơn theo đặc thù và yêu cầu của doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

• Đào tạo nhân viên: Tổ chức đào tạo cho nhân viên về quy trình lập, gửi, nhận và lưu trữ HĐĐT.

Bước 5: Hủy hóa đơn giấy tồn và thông báo phát hành hóa đơn điện tử

• Hủy hóa đơn giấy: Lập biên bản hủy các hóa đơn giấy chưa sử dụng và thông báo với cơ quan thuế.

• Thông báo phát hành HĐĐT: Gửi thông báo phát hành HĐĐT kèm mẫu hóa đơn và quyết định áp dụng đến cơ quan thuế.

Bước 6: Triển khai sử dụng hóa đơn điện tử

• Phát hành hóa đơn: Bắt đầu lập và gửi HĐĐT cho khách hàng thông qua hệ thống đã thiết lập.

• Lưu trữ và quản lý: Đảm bảo HĐĐT được lưu trữ an toàn, dễ tra cứu và tuân thủ quy định về thời gian lưu trữ.

4. Lưu Ý Quan Trọng Khi Chuyển Đổi

4.1 Tuân thủ quy định pháp luật

• Nắm vững các văn bản pháp luật liên quan: Doanh nghiệp cần cập nhật và tuân thủ các quy định hiện hành về HĐĐT, như Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

  Vietinvoice

• Đảm bảo nội dung hóa đơn đúng quy định: HĐĐT phải bao gồm đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, như tên hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn, thông tin người bán và người mua, mô tả hàng hóa/dịch vụ, chữ ký số, v.v.

  Phần mềm Hóa đơn điện tử Vietinvoice

4.2 Đảm bảo tính liên tục trong hoạt động kinh doanh

• Lập kế hoạch chuyển đổi chi tiết: Xây dựng lộ trình chuyển đổi rõ ràng, bao gồm các bước chuẩn bị, triển khai và đánh giá, để tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh.

  THƯ VIỆN PHÁP LUẬT

• Đào tạo nhân viên: Tổ chức các khóa đào tạo về việc sử dụng và quản lý HĐĐT cho nhân viên để đảm bảo họ có đủ kỹ năng và kiến thức cần thiết.

4.3 Hỗ trợ khách hàng trong quá trình chuyển đổi

• Thông báo về việc chuyển đổi: Chủ động thông báo cho khách hàng về việc áp dụng HĐĐT, giải thích lợi ích và cách thức nhận hóa đơn mới.

• Hướng dẫn sử dụng: Cung cấp hướng dẫn chi tiết cho khách hàng về cách truy cập, tải xuống và lưu trữ HĐĐT, đảm bảo họ dễ dàng thích ứng với thay đổi này.

5. Kết Luận

Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý và giảm chi phí, mà còn đáp ứng yêu cầu pháp lý và bảo mật thông tin. Thực hiện đúng quy trình và lưu ý các điểm quan trọng đã nêu sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa những lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh trong thời kỳ chuyển đổi số.

Nếu cần tư vấn thêm về chữ ký số hay hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
CÔNG TY CỔ PHẦN ICORP

• Địa chỉ: Số 32/21 Phố Trương Công Giai, Phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
• Hotline: 1900 0099 
• Tel: 0879.989.888
• Website: dangkychukyso.com