Thủ Tục Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử: Cập Nhật Mới Nhất 2025

Trong thời đại công nghệ hóa, việc áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) trở thành yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử theo đó cũng được đơn giản hóa, doanh nghiệp không cần làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử như trước đây mà chỉ cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo hướng Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được tạo ra dưới dạng dữ liệu số, sử dụng các phương tiện điện tử để ghi lại thông tin về giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế. Điều này bao gồm cả các trường hợp hóa đơn được phát sinh từ máy tính tiền có chức năng chuyển đổi dữ liệu điện tử sang hệ thống của cơ quan thuế.

Theo Khoản 2, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khái niệm hóa đơn điện tử được phân làm hai loại:

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
Đây là hóa đơn được cấp mã từ hệ thống của cơ quan thuế trước khi doanh nghiệp gửi cho khách hàng. Mã số này bao gồm một dãy số giao dịch duy nhất và một chuỗi ký tự được mã hóa dựa trên thông tin của người bán.
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
Đây là hóa đơn do doanh nghiệp tự phát hành mà không kèm theo mã của cơ quan thuế.

Như vậy, có thể hiểu đơn giản HĐĐT là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện và lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật.

>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Đối tượng làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Trường hợp không cần áp dụng hóa đơn điện tử được quy định tại Khoản 2, Điều 12, Thông tư 78/2021/TT-BTC ban hành ngày 17/09/2021 của Bộ tài chính như sau:

“2. Đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian từ ngày Thông tư này được ban hành đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2022, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018, Thông tư số 68/2019/TT-BTC và Thông tư này thì cơ sở kinh doanh thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Trường hợp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì thực hiện như các cơ sở kinh doanh nêu tại khoản 1 Điều này.”

Theo quy định này, các đối tượng không phải áp dụng HĐĐT đáp ứng 2 điều kiện thì phải đáp ứng điều kiện sau:

Thành lập trong thời gian từ 17/09/2021 đến hết ngày 30/6/2022.
Chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin.

Như vậy, đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử và phải làm thủ tục áp dụng hóa đơn điện tử là tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm:

Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam;
Các chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam;
Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
Hộ, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác;
Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã;
Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh.

Căn cứ theo Điều 59 và Điều 60 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hiệu lực thi hành và xử lý chuyển tiếp thì việc bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử có hiệu lực từ 01/07/2022 (ngày Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày).

>> Tham khảo: Mẫu hóa đơn điện tử cập nhật theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.

3. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần chuẩn bị chữ ký số trước khi phát hành HĐĐT.

Các doanh nghiệp mới thành lập sẽ phải làm thủ tục phát hành HĐĐT lần đầu (thủ tục đăng ký sử dụng HĐĐT). Trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa điểm kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp sẽ phải làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần 2.

3.1. Chuẩn bị trước khi đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng các yếu tố sau để đảm bảo quá trình diễn ra thuận lợi và nhanh chóng. Cụ thể:

Giấy tờ pháp lý: Đăng ký kinh doanh, quyết định thành lập doanh nghiệp, mã số thuế của doanh nghiệp.
Chữ ký số: chữ ký số đảm bảo an toàn theo quy định của pháp luật và có hiệu lực.
Cơ sở hạ tầng: Bao gồm máy tính kết nối internet và hệ thống internet ổn định.

3.2. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu

Trước khi tiến hành thủ tục, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn chữ ký số theo quy định. Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập (hoặc trường hợp thay đổi địa điểm kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý) bao gồm các bước sau:

1. Chuẩn Bị Hồ Sơ và Điều Kiện

Giấy tờ pháp lý:
Bao gồm giấy đăng ký kinh doanh, quyết định thành lập và mã số thuế.
Chữ ký số:
Phải đảm bảo tính bảo mật và hợp pháp theo quy định.
Cơ sở hạ tầng:
Máy tính kết nối internet và hệ thống mạng ổn định là yếu tố không thể thiếu.

2. Các Bước Thực Hiện

Bước 1: Chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Hiện nay có nhiều đối tác cung cấp dịch vụ với các gói giá khác nhau. Doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp có uy tín, kinh nghiệm và hỗ trợ khách hàng 24/7 với mức giá cạnh tranh.
Bước 2: Cài đặt phần mềm
Sau khi hoàn tất đăng ký, doanh nghiệp tiến hành cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử do nhà cung cấp cung cấp.
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký
Truy cập vào phần mềm để nhập liệu và đính kèm hồ sơ bao gồm:
- Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT – Tờ khai đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (theo Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
- Mẫu hóa đơn điện tử dự kiến sử dụng.
- Bản sao chứng minh nhân dân hoặc giấy phép kinh doanh của người đại diện pháp luật.
Bước 4: Nộp hồ sơ
Hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý hoặc qua hình thức trực tuyến qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Bước 5: Chờ cấp phép
Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận hồ sơ và kết quả phê duyệt trong vòng 01 ngày làm việc.
Bước 6: Phát hành hóa đơn điện tử
Sau khi nhận được thông báo chấp thuận, doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng phần mềm để lập hóa đơn khi có giao dịch mua bán.

4. Doanh nghiệp không cần làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 7, Thông tư 32/2011/TT-BTC, trước khi sử HĐĐT, thì doanh nghiệp phải lập Thông báo phát hành HĐĐT gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Tuy nhiên, hiện nay Thông tư 32/2011/TT-BTC đã hết hiệu lực thi hành từ ngày 01/11/2020, do đó quy định lập thông báo phát hành HĐĐT cũng thay đổi.

Mặt khác, Theo Điều 15, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

“Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định này đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm cả đăng ký hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia) thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử”.

Như vậy, doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Trên đây là cập nhất mới nhất về thủ tục phát hành hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp mới thành lập. Trường hợp chưa rõ doanh nghiệp có thể liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để được tư vấn cụ thể hơn.

Liên Hệ Tư Vấn

Nếu quý doanh nghiệp cần thêm thông tin hoặc hỗ trợ, có thể liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế hoặc các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Đặc biệt, nếu bạn quan tâm đến phần mềm hóa đơn điện tử Vietinvoice, hãy liên hệ với:

CÔNG TY CỔ PHẦN ICORP

Địa chỉ: Số 32/21 Phố Trương Công Giai, Phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam.
Tổng đài HTKH: 1900 0099
Hotline: 0879.989.888
Website: dangkychukyso.com